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営業事務の仕事内容って?きついと思われがち!?一日の仕事内容を公開!

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営業事務と聞いてみなさんは何をイメージするでしょうか。

営業の補佐役というイメージを持っている方が多いのではないでしょうか。

 

今回は実際に大手メーカーで働いている「営業事務」の方(以下、Aさん)にインタビューをして

ネットで調べても分からないようなことを数多く紹介します!!

 

就職活動や転職活動に役立ててもらえればと思っています。

営業事務の仕事内容は?

それでは早速営業事務の仕事内容を紹介しましょう。

 

終ることのない電話対応

これは大体の方が想像する仕事内容ではないのでしょうか。

 

もちろん、電話対応は営業事務・事務がする仕事です。

特に新人さんは電話対応に苦戦する方が多いです。

Aさんも新人の頃は大苦戦したそうです。

 

しかし、電話を取り続けなければ苦手な電話対応を克服することはできませんし、

いつまでも電話を取ることなく

電話対応に頭を悩ます方がストレスフルなワークスタイルとなってしまいます。

 

克服すればこっちのものです!笑

数多くのお客さんからの問い合わせから商品のことを学んだり、

様々なお客さんと仕事をすることで成長することができます。

電話越しの信頼関係を築くことができれば

電話対応だけでも仕事が充実することでしょう。

 

メーカー製造商品のサンプル発送依頼・発送

Aさんはメーカーの営業事務です。

メーカーとは自社で商品を製造して、自分たちで商品を売り込んでいく会社のことです。

一方、商社とはメーカーから商品を仕入れ、仕入れた商品をお客様に売り込む会社です。

 

Aさんはメーカー勤務ということでお客様から日々数多くのサンプル依頼が

FAXで送られてきます。

 

そのお客様から依頼されたサンプル商品を製造工場に発送依頼をします。

 

カンタンに紹介するとこんな感じです↓

 

①お客様からのサンプル依頼で依頼された商品がどこの工場で製造されているか

調べる→後々には完全に憶えてしまう。

 

②サンプル発送画面で工場に対してサンプル商品コードを

カタログから探し出し、入力する→後々には商品コードも憶えてしまう。

 

③いかに早く商品コード・出荷先情報を打ち込むかが勝負

 

だそうです。笑

 

やはり、キーボード入力は早いに越したことがないです。

仕事ができるかどうか・残業が多くなるかどうかは

このキーボード入力にかかっている

 

と言っても過言ではありません。

というかその通りです。

 

事務で働こうと思っている方には必須スキルです。

 

お客様への見積もり作成・FAX送信・仕入れ先への見積もり依頼

見積もり関連も事務の仕事内容に含まれています。

営業さんによっては自分で見積もりをお客様へ出してくれる営業さんもいます。

 

はたまた、見積もりに関しては丸投げしてくる営業さんもいます。

これは職場ごとに違うでしょう。

 

見積もりはお客さんへ商品の売値を連絡することです。

みなさんも買い物をするときには商品の価格を確認し、吟味するでしょう。

その情報提供が見積もりです。

 

商品の価格以外にも運賃形態や元払い条件(運賃がかからない)の記載等を行います。

記載が終わればバンバンFAXしていきます。

 

ここでも商品コードを打ち込む機会があります。

ちなみにお客様コードも存在します。

後々、完全に憶えてしまうそうです。笑

 

というか、憶えなければ仕事になりません。

 

 

仕入れ商品(自社で製造していない商品)だと仕入れ先に見積もり依頼をします。

なぜなら、仕入れ商品には仕入れ先の提示する単価以上の値段でお客様へ

販売する必要があるからです。

 

仕入れ先と同じ価格で売っても利益がありません。

かけ率という数字で単価価格を上げ、利益を出していくのです。

 

ある商品が2000円だとして、掛け率(×1.35)で売値を算出します。

つまり2000円の商品を2700円で売るということになります。

 

仕事を始める前にこのような大まかな流れを頭に入れているだけでも

理解力は大幅に変わっていきます。




 

製造商品(既製品)の受注登録

メーカーが自社で製造販売している商品のことを既製品と言います。(※メーカーによって異なる)

 

メーカーは商品をいかに売り込み利益を出すかがポイントになります。

そのために営業さんは日々お客様の下に出かけ、商売をしています。

 

大手メーカーならばそれだけ多くのお客様がいます。

既製品の注文はFAXでバンバンやってきます。

 

そのバンバンやってきた注文書をほったらかしにしておいては

何も起きません。笑

その商品をデータとして登録し、製造工場に発送依頼をしていきます。

 

頭が痛くなるほどの発注に対応しなければなりません。

自然と商品コード・お客様コードを憶えてしまいます。笑

 

既製品のほかにも別注商品があります。

職場の人数や時期によっては別注担当をすることもあるでしょう。

ここは職場の上司に相談したり、指示を仰いだりしましょう。

 

 

電話対応での単価問い合わせ

お客様からの問い合わせで比較的多い内容が

単価問い合わせです。

 

これはお客さんが見積書を出す時間がなかったり、自社・相手の営業さんが出先で手元に情報がな買ったりした時に問い合わせをしてきます。

 

単価問い合わせで重要なポイントは

・お客様コードの把握

・商品コードの把握

以上、2点です。

 

この2点を憶えていれば時間を取られることなくすぐ次の仕事に移ることができます。

慣れていない時期やそれができなければ、、

 

想像できますよね。。泣

 

他にも比較的多い問い合わせがあります。

 

商品の納期・着日の確認

納期確認も比較的多い問い合わせ内容です。

納期とは納入期日のことです。

 

お客様のもとへいつ(日時)商品が届くのか確認することです。

見積もりや電話対応がいくら優れていたとしても

商品が欲しい時になければお客様は不満に感じます。

また、そのようなメーカーに信頼なんてものは存在しないでしょう。

 

納期確認は受注できているか・ちゃんと商品が届くのかを同時に確認することができるので

よく問い合わせがあります。

 

納期確認は職場のシステムにより作業手順が全く変わってきますので

しっかりと頭に入れておきましょう。

 

ざっと紹介しましたが、営業人の仕事内容は以上になります。

もちろんこれは基本的な仕事であり、それ以外の仕事を紹介すると

キリがありません。(基本的な仕事は全体の仕事の数パーセントでしょう。泣)

 

 

営業事務の1日の流れは?

先ほど紹介した仕事内容を1日にするとすればどのような流れになるのでしょうか。

あくまでもこれは基本的な仕事内容だけですので、

入社直後だと当てはまることがあるかもしれませんね。

 

8:30 始業

11:00 工場へのサンプル依頼・お客様への見積もり作成

12:00 既製品の受注登録

(12:00がサンプル依頼・受注登録のタイムリミット)

12:00 昼食(状況により30分の日もあれば15分の日も。。)

13:00 電話対応メイン

翌日発想の既製品受注登録(次の日の仕事に関わる)

17:30 退社

 

このように書き出してみると。。楽なんじゃない?と思う方もいらっしゃるのでは?笑

 

その感覚は捨て去りましょう。

時間に追われながら電話対応をして、初めてのことだらけで時間を取られます。

そのうえ、不思議な風習で

 

新人さんが電話を取らなければならない

 

といったしょうもない雰囲気があります。笑

 

最初は苦しいかもしれませんが、慣れてくるとこっちのものです。

相手はデータや商品です。

営業のように相手の気分で仕事に影響がそれほどでない仕事です。

 

極めることができれば楽しくなることでしょう。

分からないことを一つでも多くつぶしていきましょう。

 

最後に

いかがでしたか。

営業事務という仕事のイメージに変化はありましたか。

もちろん会社によって仕事内容は異なります。

しかし、すべてのことに通づることは

 

キーボード入力は必ずマスターしておくということです。

 

みなさんの充実したワークライフを願っています。




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